چند روزی است که روی سیستم‌سازی متمرکزم. به چه معنا؟ در چند سال اخیر تمام داده‌های زندگی‌ام را در وان‌نوت جمع‌آوری کرده‌ام. لیستی از کتاب‌ها، فیلم‌ها، ویدیوها، مراکز خرید، برندها، اهداف، دغدغه‌ها، ارزش‌ها و سلیقه‌هایم. تقریباً هیچ چیزی در ذهن، محیط اطراف یا دایره‌ی ارتباطم نیست که در این آرشیو نباشد.
مدت‌ها با این آرشیو سر و کله زدم. اوایل فقط یک مشت داده‌ی خام و پراکنده بود. محیط وان‌نوت اجازه نمی‌داد المان‌های بصری مورد علاقه‌ام را به شکل منعطف اضافه کنم و حجم زیاد داده‌ها گیجم می‌کرد. اما کم‌کم هر بخش را دسته‌بندی کردم. اول چند دسته‌بندی ساده کافی بود، اما بعد دوباره احساس نارضایتی کردم، چون داده‌ها راحت به عملگرایی راه نمی‌دادند.
گام بعدی، منابع اصلی برنامه‌ریزی بود. در زمینه‌ی عادت‌سازی، هدف‌گذاری و نظم شخصی مطالعه کردم و دوره گذراندم. پس از مشخص کردن اهداف و عادات مطلوبم، داده‌ها را بر اساس ضرورت و نزدیکی به اهداف دسته‌بندی، بازبینی، هرس و تکمیل کردم.
بخشی از آرشیو را که منعطف بود آنلاین نگه داشتم و بخش ثابت و مهم را مکتوب کردم. برای نسخه‌ی مکتوب دغدغه‌ی زمان و طراحی داشتم و نیاز به نسخه‌ای سریع، مرتب و دیزاین‌شده بود. بنابراین سراغ طراحی استیکرهای شخصی خودم رفتم.
این روزها دغدغه‌ی تازه‌ای دارم. جای بازی و نسخه‌ی مکتوب منعطف خالی است و در عین حال نیاز دارم داده‌ها را به سیستم واقعی تبدیل کنم.
مشخصاتی که برای سیستم در نظر دارم
- هدف‌محور، هر سیستم باید یک یا چند هدف مشخص و قابل اندازه‌گیری داشته باشد.
- اجزای سازنده مشخص، شامل عادات، برنامه‌ها، ابزارها و چک‌لیست‌ها باشد.
- قابل اندازه‌گیری و بازخورد، عملکرد سیستم قابل سنجش و اصلاح باشد.
- انعطاف‌پذیر، قابلیت تطبیق با شرایط جدید یا تغییر اهداف را داشته باشد.
- کارکرد ساده و مشخص، هر بخش واضح باشد چه، چگونه، کی و با چه ابزاری انجام شود.
- خودکار یا نیمه‌خودکار، تصمیم‌گیری به حداقل برسد و تکرارپذیر باشد.
- پایداری و تکرارپذیری، توانایی ادامه دادن بدون فشار زیاد و حفظ تداوم.
- همراستا با ارزش‌ها، منعکس‌کننده اولویت‌ها و ارزش‌های شخصی باشد.
- بازی‌وار و جذاب، حس پیشرفت و انگیزه ایجاد کند تا اجرای سیستم لذت‌بخش باشد.
ساختن سیستم زمان‌بر است و نیاز به تمرکز دارد. برای من که عاشق برنامه‌ریزی و نظم هستم، گاهی حجم کار برای رسیدن به خروجی مطلوب سرسام‌آور می‌شود. این همزمان است با نقدهای بیرونی، چون فرآیند زودبازده نیست و از بیرون ممکن است شبیه وسواس یا اهمال‌کاری به نظر برسد. تلاش برای تکمیل پروژه‌ای که دائم انگ بیهودگی می‌خورد، از نظر روحی سخت‌تر است. گاهی حتی به مسیر شک می‌کنم، اما همین سیستم کمک می‌کند به معیارها و آرمان‌هایم برگردم و دلزده نشوم.
چرا این‌ها را می‌گویم؟ چون اراده‌ی ادامه‌کاری و انجام کار سخت بدون دستمزد و نتیجه‌ی زود، فقط با عشق و شناخت ارزش‌ها ممکن است. بزرگترین دغدغه‌ی امروز من این است که با ساختن سیستم، مهم‌ترین اهداف، ارزش‌ها، عادات و وظایفم را هر روز به خودم یادآوری کنم و با یک نگاه بفهمم کجای مسیرم هستم.
یک مثال شفاف‌تر
سال اخیر حجم زیادی داده و دغدغه‌ی مالی داشتم، ده‌ها قسط، بدهی، ورودی و خروجی مالی. جمع‌آوری داده‌ها جنون‌آمیز بود. شریکی داشتم که اعداد را فرضی می‌گفت و علاقه‌ای به چک کردن دقیق آن‌ها نداشت. گاهی اعداد را بیش از حد خوشبینانه بیان می‌کرد، و این باعث می‌شد برنامه‌هایم از هم بپاشد.
بارها لیست و جدول ساختم و محاسبه کردم، اما بی‌فایده بود، حساب و واقعیت همخوانی نداشت. چند بار زیر فشار دچار حمله عصبی شدم. این روند فرساینده جواب نمی‌داد. تا اینکه از سیستم‌سازی کمک گرفتم، همه داده‌ها را وارد اکسل کردم، ستون‌به‌ستون فرمول‌نویسی کردم، جدول را منعطف طراحی کردم و تمام اعداد را با دریافت رسید مکتوب ثبت کردم. تمام درد و دوندگی‌ها تمام شد.
همین چند روز پیش با قابلیت printout وان‌نوت آشنا شدم و ذوق‌مرگ شدم، حالا می‌توانستم تمام فایل‌های PDF، Excel و Word را در آرشیو وان‌نوت داشته باشم، صفحه‌باز.
هنوز در مسیرم. برای من نظم شخصی و ساختن سیستم یعنی آزاد کردن زمان، انرژی، شادی و دستاورد. در تلاشم مسیری بسازم که نه‌تنها برای من زمان، هزینه و انرژی ذخیره کند، بلکه بتواند یاری‌گر تمام آدم‌های پرمشغله و هدفمند باشد.
